Характеристика документооборота: основные понятия, виды документооборота, способы организации документооборота

) Технический. Информационные потоки координируются для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);

) Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел. Она пересматривается ежегодно[24, стр.93].

Способы организации документооборота

Существуют следующие способы учета документации:

) Бумажный. Означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах. Операции оформляются только на бумажном носителе, но должны указываться обязательные реквизиты и удостоверяются подписями составителей. Для этого необходимо потратить достаточно денежных средств и существенного количества времени на создание, обращение и хранение документации. Возможен риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.

) Электронный. Подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, они хранятся только электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи. Они защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет уменьшать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.

) Смешанный. Предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется в бумажном виде, а с помощью компьютеров выполняется подготовка и передача между структурными подразделениями или работниками. Оригинал документа на бумажном носителе имеет юридическую силу. Этот способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии[10, стр.45].

На предприятиях широко используются электронные средства обработки и создания документов, поэтому документооборот рассматривается как основная часть информационного обеспечения управления. Она включает в себя движение информационных потоков организации в которых она их получает, использует, обрабатывает, перерабатывает,. При использовании разных технологий обработки документов, организация документооборота берет за основу установленные принципы, или правила, которые обеспечивают оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с наименьшими затратами времени[27, стр.86]. К этим принципам организации документооборота относятся следующие:

централизация операций по приему, первичная обработка и отправка документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.)

исключение возвратных движений документа, которые не обусловлены деловой необходимостью, максимально возможное сокращение числа инстанций прохождения и (такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку называется возвратным);

маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании;

организация предварительного рассмотрения документов (распределяются документы, поступившие в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям предприятия и передаются на исполнение непосредственно в подразделения;

Другие статьи

Учет поступления, перемещения, реализации и прочего выбытия собственных и арендованных основных средств
Темой данной курсовой работы является учет «Учёт поступления, перемещения, реализации и прочего выбытия собственных и арендованных основных средств». Тема курсовой работы выбрана неслучайно. Хозяйственная деятельность промышленного предприятия складывается из трех непрерывных взаимосв ...