Характеристика документооборота: основные понятия, виды документооборота, способы организации документооборота

Характеристика и основные понятия документооборота

В процессе деятельности предприятие получает и обрабатывает большое количество различных документов. Разработанный график документооборота, утвержденный приказ руководителя компании определяет последовательность их обработки и движения на предприятии с момента создания или получения до сдачи в архив. График документооборота обязательно должен быть связан с учетной политикой, которая принята на предприятии.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до обработки и передачи в архив, принятия к учету [17].

Документооборот бывает: входящим (документы предоставляют другие организации), исходящим (составленные документы предназначены для внешних пользователей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками данной организации для собственных нужд)[18, стр.59].

График документооборота оформляется в виде схемы или списка работ, структурированной таблицы для создания, тщательной проверки и обработки документов, которые выполняются каждым подразделением компании, всеми исполнителями с взаимосвязями и сроками выполнения работ.

Работники внутренних подразделений компании заполняют и передают документы, которые по графику документооборота относятся к сфере их деятельности. Все исполнители работы получает выписку из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их предоставления в различные подразделения предприятия.

Лица, подписавшие документ несут ответственность за соблюдение и выполнения графика документооборота, качественное заполнение (составление) документов, достоверность информации, которые содержатся в них.

Главный бухгалтер контролирует, как соблюдают исполнители графика документооборота по предприятию.

Главный бухгалтера фирмы, так же занимается организацией документооборота. Функции, который он должен выполнять разработку правил документооборота и технологии обработки учетной информации, которые представлены в виде графика документооборота. Назначение графика заключается в осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными подразделениями, которые передают их в бухгалтерию. Они подвергаются полной проверке и глубокому контролю в виде арифметической проверки. Происходит необходимая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах и составляются нужные формы отчетности, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйственных операций, [18, стр.24].

Виды документооборота

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, выделяют следующие виды документооборота:

) Управленческий. Включает этапы сбора, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений, анализа и обобщения информации для составления оперативных и контроль над их своевременным исполнением;

) Финансовый. Охватывает все операции на производстве и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), которые участвуют в бизнес-процессах;

) Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, которая связанна с учетом кадров организации: изменении должности и увольнении сотрудников, переводе, о приеме, штатных расписаниях, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, должностных инструкциях и т.д.

Другие статьи

Участие предпринимательства в инвестиционных проектах регионального и местного значения на территории Санкт-Петербурга
Участие предпринимателей в региональных инвестициях объективно определяется их тяготением к своей территории. В особенности это касается малого и среднего бизнеса, который лучше знает локальный платежеспособный спрос в своем регионе или даже отдельном городском районе. Возможности ло ...