Меры оптимизации использования рабочего времени

Особое внимание при анализе необходимо уделять экстренным и повторным (произошедшим по той же причине) ремонтам - само их появление является сигналом о наличии проблем. При этом нужно учитывать, что часто повторные ремонты "маскируются" работниками под первичные - в этом случае необходима дополнительная работа по их выявлению и учету. В нашей практике был случай, когда на машиностроительном предприятии, по отчетным документам, повторные ремонты станков составляли 2%. Более глубокий анализ статистических данных внешними консультантами позволил выявить 29% повторных ремонтов.

К непроизводственным потерям рабочего времени относятся все те случаи, когда в рабочее время работники предприятия отсутствуют на своих рабочих местах. Традиционно самую большую долю в структуре непроизводственных потерь имеют ежегодные отпуска. На втором месте - временная нетрудоспособность.

Среди других видов непроизводственных потерь можно выделить:

· потери по вине работника (опоздания, ранние уходы, отсутствие на рабочем месте);

· льготное время отсутствия и дополнительного отпуска (могут быть установлены законодательством или введены самим предприятием);

· отсутствие по договоренности с руководителем;

· работа не на основном рабочем месте (командировки, случайная работа);

· учебные отпуска и отсутствие, связанное с обучением;

· компенсация социально значимых действий (например, дополнительные дни отдыха донорам).

Собрав данные по неявкам за достаточно продолжительный период времени (как минимум, один месяц), можно определить, каким видам неявок следует уделить наибольшее внимание. В первую очередь это самые распространенные виды неявок - отпуска и периоды временной нетрудоспособности.

Продолжительность ежегодного основного отпуска работников гарантирована законодательством и не может быть уменьшена. Однако при составлении графика отпусков на год плановые отпуска работников можно разделить на части в течение года. Тогда удается оптимизировать процесс создания рабочих графиков на периоды высокой и низкой производственной загрузки.

Если оптимальный график отпусков составлен и утвержден, он становится обязательным к исполнению, в том числе для работника.

Основные последствия неэффективного использования рабочего времени заключаются в том, что страдает эффективность организации из-за неправильного распределения времени сотрудников. Поэтому происходят постоянные торможения работы из-за нехватки времени, возрастают вероятности "потери" задач или их несвоевременного выполнения, снижается "управленческая мощность" подразделения, отдела, повышается стресс у персонала, который приводит к заболеваниям, а это, в свою очередь, больничные дни. Необходимо рационализировать рабочий день в компании, в отделе или у отдельных сотрудников.

На пути рационализации использования рабочего времени, которой сотрудники всего учреждения могут стать построение эффективной организационной структуры и регламентация должностных (профессиональных) обязанностей работников. Для этого необходимо определить основные структурные подразделения организации, осуществляющие предусмотренную уставом деятельность, и затем обозначить вспомогательные подразделения, необходимые для осуществления деятельности организации. Функции каждого из структурных подразделений, как правило, формализуются в виде соответствующего положения.

Следующим шагом при повышении эффективности труда во всем учреждении является разработка штатного расписания, в котором для структурных подразделений организации с учетом направления работы утверждаются должности служащих и профессии рабочих, необходимые для выполнения поставленных задач. Одновременно под каждую из этих должностей целесообразно разработать должностные и профессиональные инструкции. С правовой точки зрения должностные (профессиональные) инструкции не являются обязательными. Необходимым и достаточным является отражение трудовой функции (должностных или профессиональных обязанностей) работника в его трудовом договоре.

На практике эта работа порой рассматривается как “дополнительная бюрократия” и выполняется формально. В результате в трудовых договорах и в должностных инструкциях описание обязанностей работника отражается лишь в общих чертах. Детализация обязанностей подчиненных и организация их рабочего времени полностью “сваливается” на их непосредственного начальника, который должен тратить на это значительную часть собственного рабочего времени.

Поэтому руководителю структурного подразделения в первую очередь следует проанализировать все работы, которые должны выполнять его подчиненные, оценить их сложность и объемы (затраты времени). В больших структурных подразделениях (как правило, в крупных учреждениях) может оказаться целесообразным сначала выделить основные участки работы, а затем уже выделять отдельные работы в рамках одного участка. Например, в бухгалтерии могут быть выделены участки: “Касса”, “Оплата труда”, “Работа с поставщиками и подрядчиками” и др.

Другие статьи

Участие предпринимательства в инвестиционных проектах регионального и местного значения на территории Санкт-Петербурга
Участие предпринимателей в региональных инвестициях объективно определяется их тяготением к своей территории. В особенности это касается малого и среднего бизнеса, который лучше знает локальный платежеспособный спрос в своем регионе или даже отдельном городском районе. Возможности ло ...