Принципы эффективности использования рабочего времени

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить и свое желание.

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок:

. Перенос принятия решения проблемы назавтра. Эта ошибка - самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом;

. Выполнение работы не до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их;

. Стремление сделать все сразу. Одновременное решение нескольких проблем - это самый верный путь к стрессам и неврозам;

. Стремление сделать все самому. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности и участия самого руководителя;

. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество;

. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым, занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример - перекладывание вины на других в случае неудачи;

. Полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг;

. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств.

По этому поводу Зайверт выделяет тридцать самых главных причин потерь времени: нечеткая постановка цели; отсутствие приоритетов в делах; попытка слишком много сделать за один раз; отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения; плохое планирование трудового дня; личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол; чрезмерное чтение корреспонденции; скверная система досье; недостаток мотивации (безразличное отношение к работе); поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров; недостатки кооперации или разделения труда; отрывающие от дела телефонные звонки; незапланированные посетители; неспособность сказать "нет"; неполная, запоздалая информация; отсутствие самодисциплины; неумение довести дело до конца; отвлечения (шум и др.); затяжные совещания; недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям; отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь; болтовня на частные темы; излишняя коммуникабельность; чрезмерность деловых записей; синдром "откладывания"; желание знать все факты; длительные ожидания (например, условленной встречи); спешка, нетерпение; слишком редкое делегирование (перепоручение) дел; недостаточный контроль за перепорученными делами.

Отметим, что люди достаточно давно были озабочены управлением своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера "Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера", существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Другие статьи

Теория ассоциации Сен-Семона
Великая французская революция - это крупнейшая трансформация социальной и политической систем Франции, произошедшая в конце 18 века, в результате которой был уничтожен старый порядок, и Франция из монархии превратилась в республику свободных и равных граждан. Ее девиз стал следующим: ...